冯 杨
（江苏恒久源项目管理有限公司，江苏盐城 农业管理论文发表）
摘要：设计单位每年都有大量的出图任务，从项目的可研阶段、初设阶段、审查阶段，一直到招标阶段和施工阶段，期间每次都要设计出一定量的图纸，更不说中间必不可少的不同阶段图纸改动过程。如何有效的管理这些不同阶段的图纸，是摆在设计从业人员面前的一个现实问题。通过利用信息技术的一些手段，实现科学合理而方便快捷的图纸版本管理，为设计单位出图管理提供参考思路。
关键词：文档；管理；自动化
1 图纸管理的意义和重要性
1.1 文件存档
设计图纸和设计报告等设计文档，是设计单位从事设计人员智慧、学识和辛勤劳动的体现，是设计单位的宝贵资产。每一个设计单位都会对所拥有的设计文档进行备份，以便对设计成果进行保存，方便以后进行统计。
1.2 版本比对和回溯
文档的保存，本身还有方便日后进行比对和回溯的功能。设计工作往往不是线性向前发展的，而是充满了反复，有时甚至需要调回最初的方案，此时就需要从存档里找回原始文档。
2 传统图纸管理存在的弊病和困难
2.1 需要人工存档，费时费力
为了确保文档保存的有序进行，设计单位会安排专门的人员，负责文档的存档工作。一般而言往往是项目负责人，或者是主要专业的设计人员，在各专业图纸报告统一汇总报送出去的前后进行存档工作。这不仅需要相关人员在百忙中抽出额外时间和精力，由于备份时机往往不固定，还容易忙中出错，缺失部分文档。
2.2 需要多打印复印，浪费纸张和空间
传统的纸质图纸和报告等文档，需要在完成设计、校核、审查等一系列签字盖章步骤后，再进行复印操作，部分重要的文档甚至要从开始就制作多份，以供存档。这无形中浪费了纸张，而且容易造成混淆。
2.3 需要良好的管理和保存环境，消耗人力物力
为了妥善保管数量庞大的文档，设计单位往往需要专门安排科室、配备人员进行文档保存管理工作。文档保存的场所，需要良好的通风，适宜的温度、湿度等，一般需要配备空调等设施并常年开启。为了管理和检索诸多文档，需要搭配类似于图书馆的文档管理软件系统。这些措施，都在增加设计单位的人力、物力成本。
3 采用电子化网络化图纸管理的方法初探
3.1 原理和优点
随着信息技术的不断发展，计算机辅助设计、电子化出图已成为设计行业的普遍现象。即使为了兼容业主、审查、施工等上下游单位习惯而最终出纸质图，但行业内部使用电子图已经是不争的事实。在此基础上，可以考虑依照设计单位的实际情况，不同程度的实现文档备份的电子化。例如，在纸质出图后，可以将文档扫描成图片进行存档，同时将各专业的电子文档进行存档备份，以便将来方案回调；有电子签章的单位，也可以直接将签章后的电子文档进行存档，省去了扫描的麻烦。文稿存档实现电子化有诸多优点。
3.1.1 便于检索
在计算机上进行文档的搜索相对于纸质文档是非常方便快捷的。它可以依照时间、类别、阶段等条件快速准确的找到备份的文档。
3.1.2 方便保存
现代数字存储设备的存储密度相对传统纸质文稿大的惊人，一个博物馆的藏书都可以保存在几块3.5寸机械硬盘内，更不用说一般设计单位的备份文档了。而且数字化文档的复制也非常容易，可以几乎零成本的实现冗余备份，保证文档的安全。结合现代网络技术，可以轻易实现数字文档备份的远程化、集中化，大大降低了设计单位保存文档的成本和难度。
3.1.3 实现自动化
数字化文档备份最大的优势就是自动化，这和信息技术的本质密不可分。现代信息技术可以轻松的做到依据不同的备份条件进行全自动备份，例如按设计阶段备份，按资料改动情况备份，按固定时间周期备份，或者是上述条件的结合。这极大的减轻了相关人员的工作量，并能保证极高的可靠性。
3.2 既有软件和解决方案简介
数字化文档备份与管理目前是信息技术行业一个方兴未艾的门类，不同的厂家推出了适合不同行业、不同层次需求的解决方案。下面简单介绍一些常见的，使用较多的软件和方案。
3.2.1 本地方案
目前使用广泛的微软Windows操作系统，其实就内置这类功能。
正式名称为：文件历史记录功能。其原理是通过事先指定一个存储驱动器，依据事先设定好的备份路径和方式进行备份。
备份的存储驱动器必须是外置存储（如USB存储设备）或者网络存储。
备份的路径可以自行调整，可以指定文件夹或者特定类型文件；备份方式可以指定时间频率，可以限定备份存在的时间和数量。
3.2.2 在线方案
1）微软OneDrive和OneDrive for
Business。为了顺应网络化办公的潮流，微软也推出了在线存储和数据同步的一揽子方案，这就是OneDrive。OneDrive内置于现代的Windows系统，不仅可以存储和备份数字文档，还与同公司的Office办公组件深度结合，为在线多人协同办公提供了平台。
OneDrive工作的基本原理是将计算机上指定的文档存储到云端。在此基础上，通过本地客户端（现代Windows系统已内嵌）实现自动同步和文档历史纪录功能。
不仅如此，依赖网络技术，OneDrive还能实现同步文档的全网络化存储，即本地计算机不保留完整的备份，而是全程打开和编辑OneDrive云端上的文档。另外，用户甚至可以在云端直接浏览和编辑Office格式文档，不依赖本地的Office软件；用户扫描的文档，也可以在云端实现OCR识别。可以说，OneDrive是网络化办公的一种表现形态，数字文档的备份只是其中很小的一部分功能。
而且针对企业办公应用，微软还准备了增强版OneDrive for
Business，进一步强化了企业内部沟通、协调功能，并绑定Office办公组件销售。
2）坚果云。坚果云是一款轻量型的数据网络备份同步应用。它专注于提供本地、网络云端数据同步功能，
并提供有限的多人同步数据功能和数据分享功能。
3）百度企业网盘。百度作为国内网络行业的领头企业，也推出了百度网盘的增强版——百度企业网盘。其功能的深度和广度类似于微软OneDrive，同时利用本土企业以及互联网企业的优势，在界面、操作逻辑上更贴合国内用户。
3.3 存在的弊端和需要注意的问题
目前，以上几种常见的方案在提供了便利的同时，也有各自的局限和问题。这些问题有些是原理性的，有些是功能性的，需要我们分别加以了解和变通。
首先，微软的本地备份方案需要外部存储，这就需要设计单位自行协调各设计部门进行备份，或者是配备专用的存储计算机。对于存储数据的权限管理也比较复杂，适宜专门配备人员管理。
其次，云端化的备份方案，极度的依赖网络。这就带来了几个问题：一是网络连接质量，直接影响备份的进度和效率，在网络基础设施不够完善的地区难以实施；二是云端化存储带来了不确定性，不能排除数据遗失和泄露的风险；三是云端化的备份服务，往往实行和存储容量、功能挂钩的按时付费制，这笔持续性投资相比较本地化方案一次性投资而言，对于不少设计单位是个难题。
第三，目前的自动化备份方案仍不够智能，无法做到直接识别需要单独备份/保留的重点阶段文档，比如设计阶段/招标阶段等，需要单独备份并且不受备份数量上限的限制。此类情况仍需要人工干预，增加了出现问题的几率。
3.4 理想的数字化文档备份方案展望
针对现有方案的不足，可以想定，一个真正理想的数字化文档备份方案应该满足以下几点：
1）数据存储私有化，即不依赖于云端互联网，而是基于设计单位内部网络继续数据传输。数据存储的驱动器存放于设计单位内，大幅减少了数据丢失和泄露的风险。
2）备份操作高度自动化和智能化，即专门为设计行业优化，自动将文档分类为不同阶段、不同专业和不同类型的部分，同时智能识别关键阶段类型文档的改动，进行专门备份。
3）备份文档的管理实现协同化，设计单位管理人员拥有最高权限，同时指定各阶段各方面人员拥有适当的文档访问权限，依托文档备份平台部分实现办公协同化。
实际上这样理想的数字化备份方案，对于有条件的设计单位是可以通过专项招标、定制的路线实现的。而对于广大普通的设计单位，就需要根据自身条件和需求，合理的选择上述已有方案，以实现出图版本备份和管理效率的最大化。 本文来源：《农业开发与装备》杂志/期刊
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